Quy trình quản lý tài chính cho người mới khởi nghiệp

Hướng dẫn chi tiết về quy trình quản lý tài chính doanh nghiệp sau sẽ giúp những bạn mới khởi nghiệp, không có nhiều kiến thức về tài chính biết mình cần phải làm gì để quản lý tài chính doanh nghiệp một cách hệ thống và hiệu quả nhất!

Thiết lập cơ sở hạ tầng cho quy trình quản lý tài chính của doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ dễ dàng đối với những ai mới khởi nghiệp. Trong giai đoạn đầu, các doanh nghiệp thường hoạt động với bộ máy nhân sự tối giản, doanh thu khiêm tốn và không có nhiều tiền mặt. Ngoài ra, họ thường phải đối mặt với những vấn đề phức tạp liên quan đến ghi chép sổ sách, kế toán và thuế má. Bên cạnh mục tiêu trước mắt là giữ cho doanh nghiệp tồn tại, các chủ doanh nghiệp cũng cần xác định được mình nên tập trung nguồn lực vào đâu. Sau đây là một vài gợi ý cho quy trình quản lý tài chính dành cho người mới khởi nghiệp:

1. Quản lý qua ứng dụng, phần mềm kế toán

Khi mới khởi nghiệp, các chủ doanh nghiệp phải giải quyết rất nhiều khoản chi tiêu. Trong giai đoạn này, thuê nhân viên toàn thời gian để xử lý các vấn đề này sẽ khá tốn kém, vì vậy bạn có thể thử sử dụng các phần mềm kế toán. Lựa chọn này không chỉ giúp quản lý dòng tiền mà còn theo dõi được thời hạn nộp thuế hàng năm. Tuy nhiên, nếu như mở rộng hoạt động kinh doanh, bạn cần phải tuyển một người phụ trách kế toán riêgn bởi vì càng phát triển thì vấn đề liên quan đến tài chính càng phức tạp. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tính toán, rà soát những hoạt động cần cho doanh nghiệp phát triển và cắt bớt các khoản chi không cần thiết.

2. Duy trì nguồn tài chính ổn định.

Là chủ doanh nghiệp, bạn nên phân định rạch ròi tài khoản cá nhân và tài khoản công ty. Một mặt, bạn có thể dành dụm cho bản thân, mặt khác, việc này sẽ bảo đảm bạn không phải lâm vào tình trạng nợ nần phát sinh từ các khoản nợ của công ty. Hãy xác định chức năng nhiệm vụ trong công ty của mình là gì và tự trả lương cho bản thân. Dù bản thân là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn cũng cần lập kế hoạch quản lý tài chính cho mình.

3. Giám sát và đo lường hiệu quả

Ở giai đoạn đầu, bạn cần phải theo dõi ghi chép chi phí của công ty và có cái nhìn tổng quan về các cuộc giao dịch, báo cáo tài chính trước đó lẫn hiện tại. Điều này sẽ góp phần bảo đảm doanh thu, chi phí và dòng tiền về sau. Khi nắm bắt mọi thông tin cần biết, bạn sẽ biết được hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Mặt khác, giám sát hiệu quả kinh doanh là việc cần thiết để tối ưu hoá hiệu suất.

4. Tập trung vào thế mạnh bạn

Là một người chủ doanh nghiệp, hẳn là ai cũng dồn nhiều thời giờ và công sức khai thác tiềm năng kinh doanh. Thế nhưng, thực chất bạn chỉ cần nghiêm túc tập trung vào thế mạnh của mình, làm những thứ bạn hiểu rõ và thực sự đam mê. Đối với những lĩnh vực bản thân không thành thạo, chẳng hạn như công việc hành chính, chăm sóc khách hàng, bạn có thể giao phó cho người khác hoặc thuê nhân công bên ngoài.

5. Cắt giảm chi phí vận hành

Chi phí vận hành (overhead cost) là chi phí liên quan đến hoạt động vận hành thường ngày của doanh nghiệp, không bao gồm chi phí nhân công và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.  Để có thể quản lý tài chính hiệu quả, hãy xem xét những chi phí không cần thiết, ví dụ như bạn không nhất thiết phải thuê một văn phòng sang trọng ngay trung tâm, thay vào đó bạn có thể cân nhắc thuê chung văn phòng với công ty khác. Điều này sẽ giúp bạn vận hành kinh doanh hiệu quả hơn với ngân sách với nguồn vốn ít hơn.

6. Có kiến thức về nghĩa vụ đóng thuế

Thường thì cá nhân chủ doanh nghiêp không can dự trực tiếp vào các vấn đề thuế. Tuy nhiên, nếu như không am hiểu về thuế và lập kế hoạch thuế trước, quá trình điều hành doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn. Tiếp cận các vấn đề liên quan đến thuế và có kế hoạch trước sẽ giảm thiểu số nợ phải trả, tiết kiệm tiền bạc và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

7. Thiết lập quy trình kế toán cơ bản

Tốt nhất bạn nên thiết lập một quy trình kế toán cơ bản ở ngay giai đoạn đầu trong quy trình quản lý tài chính, thay vì trì hoãn đến lúc tình hình tài chính của công ty trở nên phức tạp. Ở giai đoạn này, bạn chỉ cần thiết lập một quy trình dễ sử dụng và có thể giúp doanh nghiệp phát triển và có thể lựa chọn dịch vụ hoặc tự thiết lập quy trình của riêng mình.  

8. Thiết lập hệ thống theo dõi nợ phải trả (Account Payable)

Trong thời gian đầu, thiết lập tài khoản nợ phải trả đặc biệt quan trọng để xây dựng nền tảng cho việc tối đa hoá dòng tiền. Hãy xem xét lại các chi phí và cân nhắc cách ghi chép và chi trả chúng. Một khi đã lựa chọn được hệ thống theo dõi, hãy nhập tất cả các loại chi phí và lên lịch cho các hoá đơn phải chi trả để các khoản nợ được thanh toán đúng thời hạn.

9. Thiết lập quy trình thu hồi các khoản phải thu (Account Receivable)

Bước kế tiếp trong quy trình quản lý tài chính, đó là thiết lập quy trình thu hồi nợ. Trước hết, bạn cần có một hệ thống gồm danh sách các hoá đơn và quyết toán chưa được giải quyết. Tốt nhất, bạn nên thiết lập chủ trương, chính sách và thời hạn thu hồi nợ trước khi bắt đầu và cân nhắc có chế độ khuyến khích cho những khách hàng thanh toán trước hạn cũng như đối phó với những ai thanh toán trễ hạn.

10. Lập bảng dự trù chi phí kinh doanh

Hãy lập bảng dự báo tài chính dựa trên ngân sách cụ thể và doanh số dự kiến, bao gồm chi phí ước tính theo từng phòng ban như IT, Nhân sự, Marketing, Pháp chế, Cơ sở vật chất… và lưu ý không nên lập bảng dự trù kinh phí trên 3 năm. Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp cũng cần lên lịch cập nhật bảng dự trù vào mỗi tháng, hoặc khi kế hoạch kinh doanh, thị trường,.. có sự thay đổi quan trọng.  

11. Xây dựng ngân sách

Để có thể cân bằng giữa thu chi và ngân sách sẵn có, bạn cần tính toán chi phí và lợi nhuận dựa trên doanh thu hiện tại cũng như xác định nguồn lực cần có (và cả chi phí liên quan) để đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra. Lặp đi lặp lại quá trình này sẽ giúp bạn tái cân bằng những vấn đề cần ưu tiên một khi đã đạt được mục tiêu. Việc quản lý vốn lưu động, chủ yếu là tiền mặt trong giai đoạn đầu khá quan trọng, bởi vì thanh khoản là vấn đề cần phải lưu tâm. Bạn cũng cần kiểm tra khả năng tài chính của nhà cung cấp, có chiến lược tiếp thị và kinh doanh nhằm đến những cơ hội kinh doanh mang đến lợi nhuận cao và hiệu quả về mặt chi phí

12. Thắt chặt mối quan hệ với ngân hàng

Chọn những ngân hàng đã từng làm việc với các công ty khởi nghiệp, không chỉ cho gửi tiền mà còn cung cấp các phương án cho vay linh hoạt. Chủ doanh nghiệp cần phải đặc biệt tách bạch giữa tài khoản cá nhân của mình và tài khoản kinh doanh.

13. Tối giản cơ cấu nhân sự

Chỉ tuyển nhân sự cho những vị trí thực sự cần thiết, còn lại bạn có thể tuyển nhân viên thời vụ, bán thời gian hoặc freelancer. Hai yếu tố bạn cần quan tâm đó chính là tính sáng tạo và sự linh hoạt. Ngoài ra, bạn cần phải phác thảo trước những điều khoản liên quan đến tính bảo mật, chấm dứt hợp đồng, quyền sở hữu trí tuệ và bộ tài liệu tuyển dụng. Trong giai đoạn này, có thể quỹ lương doanh nghiệp của bạn chưa được dồi dào, do đó hãy cân nhắc đưa ra đề nghị như chia cổ phần như một cách khuyến khích. Và phần thưởng nên dựa trên những thành tích đạt được cũng như trì hoãn các thoả thuận lương.

14. Chọn giải pháp tính lương

Nếu như bạn thuê nhân viên, bạn nên lựa chọn bên cung cấp dịch vụ tính lương. Phương án chính xác còn phụ thuộc vào số lượng nhân sự và phúc lợi dành cho nhân viên.

15. Cân nhắc việc tìm kiếm nguồn đầu tư bên ngoài.

Tìm kiếm đầu tư từ bên ngoài sẽ là một lựa chọn tốt dành cho những ai mong muốn thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh, và không dành cho những ai muốn kiểm tra thị trường/sản phẩm. Một khi đã quyết định tìm kiếm nguồn vốn, bạn cần biết đâu là sự lựa chọn của mình và lập kế hoạch tìm kiếm nguồn đầu tư. Có rất nhiều cách để kiếm nguồn đầu tư, đầu tư mạo hiểm không phải là lựa chọn duy nhất. Bạn bè, gia đình là sự lựa chọn tốt nhất, thậm chí bạn có thể cân nhắc đến việc kêu gọi vốn từ cộng đồng (crowdfunding) – một phương án đang được ưa chuộng để huy động vốn